“Wir können alles steuern, was wir geplant haben” ist ein zentraler Satz in meiner Arbeit als Trainer und Coach. Ohne Planung kann ich als Projektleiter (klassisches PM) oder wir als Projektmanagementteam (agil) nicht bestimmen, ob wir auf Kurs sind. Termin- und Kostensteuerung (engl.: schedule and cost control) kommt daher immer als Thema vor.

Segler bei der Arbeit

Zuerst ein Beispiel: Will ein Segler nach Amerika aufbrechen, wird er dies nicht ohne eine detaillierte Planung tun. Er muss wissen, welche Winde wehen, wo und wann Gezeiten für mehr oder weniger Wasser sorgen oder wo es Strudel gibt (bitte verzeiht mir meine Unwissenheit in Seglerangelegenheiten). Sobald er diese Informationen hat, kann unser Segler planen, wie die Route sein wird. Kommt es nun zu Abweichungen von der Route (z.B. durch stärkeren Wind als vorher gesagt) wird der Segler nicht den Wasser-ADAC anrufen und sich abschleppen lassen, um schnellstmöglich auf seine Route zurück zu kommen, sondern er rechnet nach und findet den effizientesten Weg zurück.

Somit wird auch bei der Termin- und Kostensteuerung die Steuerung nicht der wichtigste Aspekt, sondern die Planung. Warum aber hören wir dann den häufigen Ruf nach einem Projektcontrolling?

Warum rufen alle nach Projektcontrolling?

Meine Vermutung ist, dass wir hinterher korrigieren wollen, was wir vorher nicht vernünftig durchdacht und bearbeitet haben. Ähnliche finden wir in der Softwareherstellung. Auch hier glaubt man durch nachträgliche Tests Qualität in die Arbeit zu bekommen. Neuere Denkansätze wie DevOps betonen die Vorverlagerung des Testens in der SW-Entwicklung.

Projektcontrollingkreis

Aber zurück zum Thema. Ich möchte Ihnen den Controllingkreislauf vorstellen. Denn wir müssen natürlich unser Projekt steuern, sonst erkennen wir die Abweichungen nicht.

Das Steuern oder Controlen eines Projekt folgt einem Prozess, der jeweils zu einem Stichtag durchlaufen wird. Benutzen Sie nicht die Meilensteintermine dazu, da diese unregelmäßig sind. Nehmen Sie einfach den 1. oder 15. oder 30. Tag jeden Monats.

Der Projektcontrollingkreis nach IAPM
Der Projektcontrollingkreis der IAPM

Zuerst müssen Sie die aktuellen Werte des Projektes aufnehmen. Besonders interessant sind die Zahlen zu Leistung, Kosten und Zeit. Diese vergleichen Sie mit den Planzahlen.

Finden Sie Abweichungen müssen diese untersucht und auf die Auswirkungen auf das Projekt beurteilt werden.

Auf Grund der schwere der Auswirkung werden Maßnahmen geplant und umgesetzt. Und Voila, Ihr Projekt läuft wieder nach Plan!