Dieser Post erfolgt im Rahmen der Reihe: PM verstehen.
Wir leben in einer VUCA World! So hört man es inzwischen an jeder Ecke. Doch was heißt das und welche Auswirkungen hat diese Situation auf unsere Planungen?
VUCA ist ein Akronym für die englischen Begriffe
VUCA World
- volatility (Unbeständigkeit),
- uncertainty (Unsicherheit),
- complexity (Komplexität) und
- ambiguity (Mehrdeutigkeit).
Der Begriff beschreibt schwierige Rahmenbedingungen der Unternehmensführung. Er entstand in den 1990er Jahren am United States Army War College und diente zunächst dazu, die multilaterale Welt nach dem Ende des Kalten Krieges zu beschreiben. Später breitete der Begriff sich auch in andere Bereiche strategischer Führung und auf andere Arten von Organisationen aus, vom Bildungsbereich bis in die Wirtschaft (vgl. WIKIPEDIA VUCA, Aktualisierungsdatum 18.05.2020).
Ich denke, damit unterscheidet sich unsere (Business-) Welt entscheidend zu früheren Zeiten. Damals gab es auch unsichere Zeiten, z. B. viele Fürsten und manchmal sogar Päpste; aber die Abstände der Ereignisse wurden in Jahren, Jahrzehnten oder Generationen gemessen. Sehen Sie sich die aktuellen Maßnahmen zur Corona-Krise an – was gestern noch richtig war, ist heute geändert (oder nehmen Sie die aktuelle Änderung der Straßenverkehrsordnung: gestern ein Gesetz mit verschärften Regeln, heute ein Witz [pers. Anmerkung des Autors]).
Welche Auswirkung spüren wir in Projekten? Im klassischen Projektmanagement waren wir froh und erfolgreich, indem wir vor oder zu Beginn des Projektes, einen Plan aufstellten. Er berücksichtigte (nach Möglichkeit) alle Aspekte des Projektes. Damit hatten wir einen optimalen Plan zur Bearbeitung unsere Projektes.
Auswirkung in der Arbeit
Heute hält dieser Plan aber häufig nicht mehr Stand. Rahmenbedingungen verändern sich zu schnell, neues Wissen wird generiert und verändert die Meinungen unserer Stakeholder und/ oder der Markt benötigt unseren Projektgegenstand nicht mehr in der vorgesehenen Art.
Wenn wir akzeptieren, dass der Plan veränderlich ist und immer nur eine begrenzte Zeit bestand hat, sollten wir uns eher auf das Planen besinnen.
Wir brauchen einen sicheren Prozess, um die Planung selbst jederzeit und mit einem gleich hohen Niveau durchführen zu können.
Für meine normale Arbeit hat sich die Kombination aus einem Task Board und einem Kalenderprogramm als sinnvoll erwiesen. Das Task Board ist für die “großen” Themen reserviert, bei denen ich leicht den Überblick verlieren kann. Ich erstelle für ein Thema eine Swimlane und kann damit die Abarbeitung leicht verfolgen. Im elektronischen Kalender werden alle Ereignisse aufgezeichnet.
In Projekten übernehme ich gerne diese Aufteilung und Sie sehen sicher, woher ich die Idee habe. Die Verwendung eines Task Board stammt aus der Methode Scrum und hat sich dort bewährt.
Mit der Integration eines gleichen Planungsprozesse in die eigenen sowie die Arbeit beim Kunden verinnerlicht sich der Prozess und kann immer wieder gleich durchgeführt werden. Bei mir zumindest – und bei Ihnen?
Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen im Planungsprozess: michael.taube@deutsche-projekt-akademie.de
