Scrum und Kanban sind heute zwei, manche sagen, die beliebtesten Projektmanagementsysteme in der (IT-)Wirtschaft. 

Da beide Frameworks häufig verwechselt werden, u.a. deshalb, weil sich die Boards so ähnlich aussehen, möchte ich sie vorstellen: Ein Vergleich der Systeme.

Was ist Scrum?

Scrum ist eine Projektmanagement-Framework für funktionsübergreifende Teams mit weniger als 10 Mitgliedern, die an komplexen Projekten arbeiten. Das Hauptziel besteht darin, die verschiedenen Fähigkeiten des Teammitglieds zu nutzen, um eine Lösung oder ein Produkt für den internen/ externen Kunden zu erstellen.

Das Wort Scrum leitet sich aus dem Rugbyspiel ab, bei dem die Spieler beider Teams versuchen, den Ball in Besitz zu nehmen und damit Punkte zu erzielen.

Scrum basiert auf drei Hauptpfeilern: Transparenz, Inspektion und Anpassung. Diese Methodik basiert auf der Prämisse, dass der Kunde (Endbenutzer) seine Meinung über das, was er möchte, ändern wird und dass es Änderungen geben wird, mit denen ein geplanter Ansatz nicht umgehen kann.

Das Scrum-Projekt wird normalerweise mit den verfügbaren Informationen gestartet. Anschließend können – bei Bedarf – Änderungen oder Optimierungen vorgenommen werden, während der Entwicklungsprozess verfolgt wird.

Das Projekt ist in verschiedene Iterationen unterteilt, die als Sprints bezeichnet werden und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen. Die durchschnittliche Dauer für Sprints beträgt normalerweise zwei bis vier Wochen.

Der Fortschritt wird durch sog. Daily Scrums verfolgt, bei denen es sich um 15-minütige feste Stand-up-Meetings handelt. Dies fördert eher eine enge Interaktion und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern als der traditionelle sequenzielle Ansatz des Berichtswesens.

Was ist Kanban?

Kanban ist ein visuelles Projektmanagement-Framework, das einen schlanken Softwareentwicklungsprozess unterstützt und im agilen Projektmanagement häufig verwendet wurde. Das Wort Kanban ist ein japanisches Wort für Signalkarte und wurde von den Herstellungsmethoden abgeleitet, die vom Fahrzeughersteller Toyota in Japan entwickelt wurden.

Es visualisiert den Arbeitsprozess und den Fortschritt durch Kanban Boards. Es wird für Produkte / Lösungen verwendet, die eine kontinuierliche Lieferung erfordern, und zielt darauf ab, die Nachfrage mit der verfügbaren Kapazität in Einklang zu bringen.

Ziel der Verwendung von Kanban ist es, Engpässe während des Produktionsprozesses zu beseitigen, damit das Projekt reibungslos verläuft und das Budget eingehalten wird. Es wird manchmal in Kombination mit anderen agilen Methoden wie Scrum verwendet.

Geschichte

Die Evolution von Scrum

Der Begriff Scrum wurde erstmals 1986 in einem Harvard Business Review-Artikel The New New Product Development Game von Hirotaka Takeuchi und Ikujiro Nonaka erwähnt.

Die Autoren beschrieben einen neuen Entwicklungsprozess, den sie ursprünglich als ganzheitlichen oder Rugby-Ansatz bezeichneten, der die Geschwindigkeit und Flexibilität erhöhen soll, mit der kommerzielle Produkte auf den Markt gebracht werden. 

1993 wurde diese Methode erstmals von Jeff Sutherland zusammen mit John Scumniotales und Jeff Mckenna von der Easel Corporation angewendet. Zwei Jahre später präsentierten Sutherland und Ken Schwaber gemeinsam ein Papier, in dem die Scrum-Methodik auf der Konferenz OOPSLA (Object-Oriented Programming, Systems, Languages ​​and Applications ’95) in Austin, Texas, beschrieben wurde.

Schwaber schrieb 2001 zusammen mit Mike Beedle den ersten Scrum-Text namens Agile Software Development with Scrum. Im selben Jahr entwarfen die beiden Autoren zusammen mit Sutherland und 14 anderen Scrum-Experten das Agile Manifest für die Softwareentwicklung in Utah, in dem die Prinzipien, Merkmale und Werte einer agilen Softwareentwicklung festgelegt wurden.

Seit 2010 enthält ein Dokument namens Scrum Guide Richtlinien für die Scrum-Methodik und wurde regelmäßig überarbeitet. Die neueste Version wurde im November 2020 veröffentlicht.

Entwicklung des Kanban

Kanban begann sein Leben als industrielle Fertigungsmethode. Taiichi Ohno, der als Vater des Toyota-Produktionssystems bekannt ist, suchte nach einer Möglichkeit, die Produktivität zu steigern und Ineffizienzen während des Automobilherstellungsprozesses zu verringern. Zudem sollte vermieden werden, Produkte herzustellen, die nicht verkauft werden konnten, und damit Geld für das Unternehmen zu verlieren.

Die Legende erzählt, dass 1943 bei einem Besuch in einem Supermarkt in Tokio über die Lösung stolperte. Dort bemerkte er, dass die angebotenen Produkte erst wieder aufgefüllt wurden, wenn sie fast ausverkauft waren, anstatt durch reguläre Lieferungen vom Verkäufer. Dies stellte sicher, dass der Supermarkt nur sehr wenig überschüssiges Inventar hatte und effizienter lief.

Ohno adaptierte diese Technik für Toyota und allerdings dachte er, es würde 10 Jahre dauern, bis sie vollständig umgesetzt sein würde. 

Die Neuerungen, die Ohno einführte waren

• ein Kommunikationssystem, das visuelle Karten namens Kanban verwendet, die den Arbeitern in jeder Phase des Fahrzeugherstellungs-prozesses klar machen, was zu tun ist und welche Materialien benötigt werden.

• die Anpassung der Anzahl der hergestellten Fahrzeuge an die Nachfrage der Kunden, statt die volle Produktionskapazität zu nutzen. Diese Idee wurde auch als Lean Manufacturing oder Just-in-Time-Produktion bekannt.

Beide Ideen trugen zur Standardisierung des Produktionsprozesses bei, beseitigte Ineffizienzen und machte Toyota flink und flexibel – und zu einem globalen Autogiganten. Nach ihrer Einführung in der Automobilindustrie verbreitete sich die Kanban-Philosophie auf der ganzen Welt und in verschiedenen Branchen.

In den nächsten Jahren werden David J. Anderson und einige andere Kollegen die Merkmale und Prinzipien der Kanban-Methodik prägen. Die Kanban-Methodik verbreitete sich durch Managementkonferenzen und
-gespräche, und mehr Unternehmen begannen, sie anzuwenden.

Anderson hat seine Erfahrungen mit Kanban in einem 2010 veröffentlichten Buch Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business zusammengefasst, das als umfassendste Definition der Kanban-Methodik gilt.

Die Scrum-Prinzipien / Werte

Scrum ermöglicht Softwareentwicklern die Flexibilität und Freiheit, auf Änderungen in der Entwicklung zu reagieren. Dieser Vorteil unterstützte Scrum später sich in andere Branchen auszubreiten. Der Scrun Guide 2020 betont die universelle Anwendbarkeit von Scrum in vielen Branchen.

Scrum ist leicht zu verstehen und zu befolgen, da starre Anweisungen und Verfahren vermieden werden. Mit Scrum können Unternehmen alles tun, um das Projekt zu realisieren und sich an Umstände anpassen, die plötzlich auftreten können. Die Aufteilung von Projekten in Sprints macht es für komplexe Unternehmen geeignet, während die Einbeziehung des Kunden in den Entwicklungsprozess die Transparenz erhöht.

Best Practices für Scrum

Abgeleitet vom Agilen Manifests gibt es einige Best Practices, die der Scrum-Methodik zugrunde liegen.

• Wir stellen die Kundenzufriedenheit durch frühzeitige und kontinuierliche Produktlieferung sicher
• Wir testen täglich
• Wir beziehen das Feedback des Product Owners als Projektvertreter des Kunden ein
• Wir begrüßen und reagieren auf sich ändernde Anforderungen auch spät im Entwicklungsprozess
• Wir arbeiten zusammen mit dem Kunden am Entwicklungsprozess
• Wir bieten die Unterstützung und das Umfeld für motivierte Einzelpersonen, um die Arbeit zu erledigen
• Wir legen einen Schwerpunkt auf persönlicher Kommunikation innerhalb und innerhalb des Teams
• Wir messen den Fortschritt anhand einer funktionierenden Lösung / eines funktionierenden Produkts
• Wir fördern die Entwicklung in einem nachhaltigen Tempo
• Wir steigern die Agilität durch Hingabe an technische Exzellenz und gutes Design
• Wir finden, dass selbstorganisierende Teams der beste Weg sind, um die beste Architektur, Anforderungen und Designs zu erhalten
• Wir verbessern regelmäßig unsere Effektivität durch Sprint-Überprüfungen

Der Scrum-Prozess

Scrum-Team

Der Prozess beginnt mit der Bildung eines Scrum-Teams. Diese Teams sind selbstorganisiert und funktionsübergreifend. Nach den Scrum-Prinzipien sind selbstorganisierte Teams der beste Weg, um eine optimale Leistung bei einem Projekt sicherzustellen, da sie Einfluss darauf haben können, wie die Arbeit ausgeführt wird, anstatt externen Anweisungen zu folgen.

Funktionsübergreifend bedeutet in Scrum, dass die Teammitgliedern über alle Kompetenzen verfügen, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Damit wird die Notwendigkeit externer Hilfe beseitigt.

Ein ideales Scrum-Team sollte nicht mehr als neun Mitglieder (sieben Entwickler + Product Owner + Scrum Master) haben, um den Teamgeist, die Nähe und die Effektivität zu verbessern. Es ist auch wichtig, dass sich die Teammitglieder am selben physischen Standort befinden oder zumindest ständig online sind, wenn sie remote arbeiten.

Scrum-Teams liefern Lösungen in Schritten, wobei die Ansichten des Product Owners bei der Iteration jedes Produkts berücksichtigt werden. Dies stellt die ständige Verfügbarkeit eines funktionalen Produkts sicher. Es gibt 5 Werte oder Prinzipien, an die sich jedes Scrum-Teammitglied halten sollte, um effektiv zu sein.

• Engagement – Bei jedem Sprint auf die Teamziele hinarbeiten.
• Mut – Trotz Konflikten und Herausforderungen das Richtige tun können.
• Fokus – Konzentration ausschließlich auf die Teamziele und den Sprint-Rückstand.
• Offenheit – Transparenz über den Job und seine Herausforderungen.
• Respekt – Respekt vor jedem einzelnen Teammitglied.

Scrum-Rollen

In jedem Scrum-Team gibt es drei verschiedene Rollen: den Product Owner, den Scrum Master und das Development-Team.

Developer:innen
Developer:innen sind jene Personen im Scrum Team, die sich der Aufgabe verschrieben haben, in jeden Sprint ein nutzbares Increments zu schaffen. [Anmerkung: In der deutschen Übersetzung wird gegendert. Dies sind Zitate aus dem Scrum Guide.]

Product Owner:in
Der:die Product Owner:in ist ergebnisverantwortlich für die Maximierung des Wertes des Produkts, der sich aus der Arbeit des Scrum Teams ergibt.

Scrum Master:in
Der:die Scrum Master:in ist ergebnisverantwortlich für die Einführung von Scrum, wie es im Scrum Guide definiert ist. Er:sie tut dies, indem er:sie allen dabei hilft, die Scrum‐Theorie und ‐Praxis zu verstehen, sowohl innerhalb des Scrum Teams als auch in der Organisation. Der:die Scrum Master:in ist ergebnisverantwortlich für die Effektivität des Scrum Teams.

Scrum-Rituale

Kommunikation ist im Scrum-Framework von entscheidender Bedeutung. Dies ist in den fünf Rituale (Veranstaltungen oder Meetings) verankert, in denen regelmäßig Informationen über den Entwicklungsprozess ausgetauscht werden.

Refinement des Product Backlogs
Der Product Owner überprüft regelmäßig das Backlog des Produkts, der sich auf die Liste der Produktmerkmale, die auszuführenden Arbeiten und die Reihenfolge der Lieferung bezieht. Dies stellt sicher, dass der Backlog ordnungsgemäß vorbereitet ist und den Teammitgliedern mitteilt, was beim nächsten Sprint zu tun ist.

Sprintplanung
Dieses Ritual wird zu Beginn eines Sprints durchgeführt, um zu planen, woran das Scrum-Team arbeiten muss. 

Im Sprintplanungs-Meeting wählt das Team die Backlog-Elemente aus, die während des Sprints abgeschlossen werden können, wie daran gearbeitet wird und das Ziel für den Sprint. Der Output dieses Rituals ist das Sprint Backlog.

Daily Scrum
Der Daily Scrum ist ein schnelles tägliches Stand-up-Meeting, das maximal 15 Minuten dauert. Die Arbeit des Vortages wird überprüft und aktuelle Herausforderungen werden von einzelnen Mitgliedern identifiziert.

Sprint-Review
Diese Besprechung, die am Ende des Sprints stattfindet, dient zur Überprüfung der Leistung des Teams. Im Sprint-Review wird die Iteration des Produkts demonstriert und dem Product Owner zusammen mit dem Sprint-Backlog zur Abnahme präsentiert. Durch die Beteiligung der Kunden am Ritual ist ein direktes Feedback möglich.

Sprint-Retrospektive
Dies ist eine Gelegenheit für das Scrum-Team, darüber nachzudenken, wie effektiv sie waren und was in der nächsten Iteration verbessert werden kann.

Scrum-Artefakte

Drei Scrum-Artefakte gelten als diejenigen Tools, mit denen der Fortschritt des Scrum-Teams sowie Details des Projekts aufgezeichnet werden.

Product Backlog
Das Product Backlog ist eine Liste der Arbeiten, die vom Scrum-Team am Projekt ausgeführt werden müssen. Es enthält die Produktanforderungen, zu bearbeitenden Funktionen und Fehler, die behoben werden müssen. Es wird vom Product Owner überwacht und dient als Leitfaden für das Team. Es wird ist aktualisiert und priorisiert bevor das Sprintplanungs-Meeting startet.

Sprint Backlog
Diese Liste, die vom Developer-Team überwacht wird, bezieht sich auf die Liste der Produktmerkmale aus dem Produkt Backlog, an denen während des aktuellen Sprints gearbeitet werden muss.

Increment
Das Increment (Produktinkrement) ist das Endergebnis der während eines Sprints geleisteten und fertiggestellten Arbeit. Es wird normalerweise zu der abgeschlossenen Arbeit aus früheren Sprints hinzugefügt.

Das Task-Board

Das Task-Board von Scrum stellt den Durchlauf einer Aufgabe (Task) innerhalb einer Timebox, z. B. eines Sprints dar.

Die Kanban-Prinzipien und -Praktiken

Die Kanban-Prinzipien

Es gibt vier Grundprinzipien, die das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung der Kanban-Methodik bilden.

Beginnen Sie mit dem gegenwärtigen System
Die Kanban-Methodik betont die Notwendigkeit, einen Kulturschock zu vermeiden, indem über Nacht ein neues System eingeführt wird. Stattdessen kann es in eine Organisation gebracht und parallel zu den vorhandenen Techniken angewendet werden. Das macht es sehr einfach, Kanban zu implementieren. 

Inkrementelle Änderungen vornehmen
Die Kanban-Methode betont schrittweise und kleine Änderungen des Status quo. Dies ermöglicht das Buy-in der Organisationsmitgliedern, die von dem Prozess betroffen sind, verringert Unsicherheit und Unbehagen und ermöglicht es, die Organisation zum Besseren zu entwickeln.

Respektieren Sie die aktuellen Workflow-Prozesse und -Rollen
Die vorhandenen Workflow-Prozesse, Funktionen und Verantwortlichen werden bei der Implementierung der Kanban-Methodik nicht sofort gelöscht.

Das Team entscheidet, welche Rollen geändert werden sollen, welche Änderungen eingeführt werden sollen und wann sie zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden sollen. Dies soll den organisatorischen Übergang zwischen den Mitgliedern erleichtern und die inkrementellen Änderungen für sie akzeptabel machen.

Förderung der Führung auf allen Ebenen
Kanban erkennt an, dass Führungsqualitäten von jedem Menschen unabhängig von der Ebene in einer Organisation ausgehen können. Aus diesem Grund werden die Teammitglieder aufgefordert, zu handeln, wenn Änderungen erforderlich sind, anstatt darauf zu warten, dass die Geschäftsleitung sie anordnet.

Dieses Prinzip fördert das Vertrauen und die kontinuierliche Selbstverbesserung (Kaizen) der Teammitglieder und hilft ihnen, ihr optimales Leistungsniveau zu erreichen, was die Produktivität des Unternehmens langfristig steigert.

Kanban-Praktiken

Damit die Kanban-Implementierung effektiv ist, müssen die Teams 6 Kanban-Praktiken in die Tat umsetzen.

Visualisieren Sie den Workflow-Prozess
Der Prozess zur Bereitstellung der Produkte / Dienstleistungen durch die Organisation sowie deren Ablauf muss auf einem Kanban-Board dargestellt werden, die physisch oder elektronisch sein kann.

Begrenzen Sie den Work in Progress (WIP)
Mit Kanban sollte eine überschaubare Anzahl von Arbeitselementen gleichzeitig bearbeitet werden, wobei die Anzahl der laufenden Arbeiten begrenzt sein kann. Die anstehenden Arbeiten sollten abgeschlossen sein, bevor eine neue Aufgabe ausgeführt wird. Kanban rät vom Multitasking ab, da es zu Verschwendung und Ineffizienzen durch Übergaben führt. 

Verwalten des Workflows
Mit der Kanban-Methodik werden die verschiedenen Workflow-Phasen und Arbeitsfortschritt auf dem Kanban-Board dargestellt. Kanban betont die Verwaltung des Workflow-Prozesses anstelle des Mikromanagements von Personen, wobei das Hauptziel seiner Implementierung der reibungslose Ablauf der Arbeitsprozesse ist.

Prozessrichtlinien klar kommunizieren
Ein großer Teil von Kanban ist die Kommunikation von Richtlinien und Prozessregeln darüber, wie die Arbeit explizit durch alle Beteiligten ausgeführt wird, damit ein klares Verständnis dafür besteht, was von jeder Person erwartet wird. 

Erhalten Sie regelmäßig Feedback und implementieren Sie es
Feedback ist für die Kanban-Methodik sehr wichtig. Die Überprüfung und Analyse der Workflow-Phasen im Kanban-Executive Board während der täglichen Stand-up-Meetings ist hierfür eine gute Gelegenheit. 

Immer experimentieren und verbessern
Das evolutionäre Veränderungsmuster von Kanban ermöglicht die Verwendung der wissenschaftlichen Untersuchungsmethode, bei der eine Theorie gebildet, getestet und modifiziert wird, um besser zu werden.

Der Kanban-Prozess

Kanban ist eine Methode, mit der die Effizienz eines Unternehmens durch Anwendung von Visualisierung auf den Arbeitsprozess verbessert werden soll. Es basiert auf der bewährten Vorstellung, dass das Gehirn Bilder leichter verarbeitet als Worte. Mit der Visualisierung werden Bereiche mit Ineffizienzen leichter sichtbar.

Kanban zielt darauf ab, den Workflow-Prozess schrittweise, anstatt schnell zu verbessern. Das reduziert das Risiko für die Organisation. Ziel ist es auch, den Arbeitsprozess schneller zu gestalten.

Das Kanban-Board

Das Kanban-Board ist das Hauptwerkzeug für die visuelle Darstellung des Workflows. Es ermöglicht eine klarere Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Kanban-Boards können in physischer Form oder in digitaler / elektronischer Form vorliegen, die für Teams mit entfernten Mitgliedern verwendet wird. Das Kanban-Board besteht aus mind. drei Spalten:

• Zu tun – Aufgaben, die noch nicht begonnen haben
• Ausführen – Aufgaben, an denen gearbeitet wird (Diese Spalte ist meist aufgesplittet in die eigentlichen Arbeitsschritte)
• Fertig – Aufgaben, die abgeschlossen sind

Aufgaben werden durch farbige Haftnotizen oder Karten dargestellt. Durch die Darstellung des Workflows mit Bildern kann die Effizienz des Workflow-Prozesses beurteilt werden. Besonders leicht zu sehen ist, wenn eine der Arbeitsschritte durch die Überschreitung des WIP überlastet ist.

Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Scrum und Kanban

Scrum und Kanban keine direkten Alternativen zueinander, wie die meisten Menschen glauben. Sie haben einige Ähnlichkeiten, aber es gibt auch Unterschiede zwischen beiden.

Ähnlichkeiten

• Sowohl Scrum als auch Kanban sind Tools zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz sowie zur Minimierung von Verschwendung
• Beide basieren auf der agilen Projektmanagementtechnik, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an Änderungen betont
• Sie arbeiten mit der Pull-Technik
• Beide sehen Verbesserungen in der Produkt- oder Servicequalität und Lieferzeiten sind der Eckpfeiler beider Techniken
• Sie basieren beide auf der Idee der Selbstorganisation
• Komplexe Aufgaben werden in kleinere, überschaubare Teile unterteilt

Unterschiede

• Scrum ist ein Framework mit spezifischen Regeln und Techniken, während Kanban ein Tool zur Visualisierung von Workflows ist, das neben einem vorhandenen System verwendet wird.
• Scrum erfordert viel Aus- und Weiterbildung sowie Management und Fachkräfte mit Fachwissen. Kanban hingegen kann von jedem leicht verstanden werden, was das Laufen und Verwalten billiger macht.
• Kanban fördert inkrementelle Änderungen und eignet sich für Unternehmen mit guten, stabilen Workflow-Strukturen, während Unternehmen, die schnell umfassende Änderungen benötigen, sich für Scrum entscheiden sollten.
• Scrum hat drei definierte Rollen: Scrum Master, Product Owner und Entwicklungsteams. Kanban hat keine definierten Rollen, da jedes Teammitglied verfügbare Aufgaben übernehmen kann.
• Der Scrum-Prozess ist auf Iterationen ausgelegt (Timebox-orientiert), während Kanban eine kontinuierliche Ausrichtung hat (Flow-orientiert)
• Scrum befürwortet funktionsübergreifende Teams, während spezialisierte Teams in Kanban die Norm sind.
• In Scrum können nur schwer neue Elemente außerhalb der vorgeplanten Aufgaben für den Sprint hinzugefügt werden. In Kanban können neue Aufgaben bearbeitet werden, solange die Kapazität verfügbar ist.
• Der Sprint Backlog im Scrum-Prozess gehört einem Scrum-Team, während das Kanban-Board von möglichst vielen Teams gemeinsam genutzt werden kann.
• Kanban misst die Produktivität anhand der Zykluszeit eines Produkts / einer Dienstleistung, während Scrum diese anhand der Geschwindigkeit durch die Sprints misst.
• In Scrum konzentrieren sich die Teams auf die Zusammenarbeit und die Erfüllung einer vordefinierten Aufgabe, während sich die Kanban-Teams darauf konzentrieren, Ziele zu setzen und die Zykluszeiten zu verkürzen.

Fazit

Ich wollte in diesem Beitrag nicht beweisen, ob Scrum oder Kanban besser ist. Beides sind Produktivitätswerkzeuge zur Steigerung der Effizienz und haben ihre Berechtigung. 

Vielmehr wollte ich ein Verständnis für beide Tools vermitteln, damit Sie, liebe Leser eine gute Entscheidung treffen können, wenn Sie zwischen beiden wählen wollen oder müssen.