PM verstehen: Erfolgreiche Teammeetings

Im letzten Post habe ich kurz auf die Verbesserung von Teamarbeit angespielt. Heute wollen wir uns einem Dauerthema widmen: erfolgreiche Teammeetings gestalten.

Teammeeting, inbs. mit unserem Kernteam erfolgen häufig wöchentlich (JourFix z.B.) oder auch spontan. Trotzdem haben wir kein Konzept für die Meetingdurchführung.

Ich möchte Ihnen eine Dreiteilung Ihrer Meetingarbeit vorschlagen:

vor dem Teammeeting

Folgende Arbeiten sollten vor dem Meeting durch den Meetingeinlader (also Sie) selber gemacht werden. Bitte überlassen Sie dies nicht einem Sekretariat. Insbesondere der Besprechungsplan (Agenda) muss von Ihnen sorgfältigst durchdacht sein und nicht nur eine Standardagenda sein.

  • Besprechungsplan (Agenda) erstellen (TOPs mit Zeitvorgabe)
  • Tagungsort/-raum reservieren
  • Getränke müssen sein – Rest dient dem Wohlfühlfaktor
  • Besprechungsplan (Agenda) verteilen 
  • Teilnahme bestätigen lassen

Zugegeben, ab Punkt 2 könnte das ein Sekretariat machen, aber dann nur ein sorgfältig von Ihnen angelerntes!

während des Teammeetings

Im Meeting sollten Sie darauf achten, dass Ihr Zeitplan funktioniert. Daher ändern Sie zum Meeting durchaus noch die Zeiten für Ihre Agendapunkte.  Das kann nötig sein, wenn Inputs durch die Teilnehmer vor dem Meeting kommen oder die Anmeldungen nicht zu 100% bestätigt wurden und Sie damit Zeit gewinnen. Änderungen an der Agenda sind zu unterlassen.

Eine Agenda sollte folgendermaßen aussehen, wobei Beginn und Ende standardisiert sind.

  • Begrüßung
  • Vorstellungsrunde inkl.Erwartungshaltung
  • Grund + Ziel der Veranstaltung
  • Agenda vorstellen
  • Besprechung durchführen (alle “Sach-“TOPs durcharbeiten)
  • Zusammenfassung geben + nächste Schritte/ Termine
  • Schlussrunde (Feedback) + Verabschiedung
Auch in hektischen Meetings lässt sich Struktur bringen

nach dem Teammeeting

Sicher haben Sie auch schon Protokolle von Meetings erhalten, an die Sie sich nicht erinnern können. Daher schlage ich dieses Vorgehen vor:

  • Protokollschreiben
  • Protokoll zeitnah versenden

Der Vorteil entsteht daraus für alle, dass die Inhalte nochmal gecheckt werden und die Verabredungen/ Arbeitsaufträge den Teilnehmer nochmal bewusst werden. Damit können Sie sich darauf verlassen, dass auch die Arbeiten getan werden.