PM verstehen: Lasten- und Pflichtenhefte erstellen

Im letzten Post habe ich dazu aufgerufen Lasten- und Pflichtenhefte vor dem Projektstart zu erstellen. Heute wollen wir einen Blick in diese Dokumente werfen und den Inhalt erläutern.

Inhalte des Lastenhefts

Im ersten Teil, der häufig in Fließtext geschrieben wird, wird ein Überblick über den Auftrag (manchmal wird auch Projekt) gegeben. Der Kunde beschreibt wieso er den Auftrag durchführen will und wie der Auftrag in seine Unternehmensorganisation eingebunden ist.

Sie werden jetzt sicher rufen, was soll der Unsinn, der Kunde sagt doch sowas nicht. Stimmt! Aber stellen Sie sich vor, wie leicht würde es Ihnen fallen, den Kunden zu verstehen und damit ein besseres Angebot sprich Pflichtenheft zu erstellen.

Sinnvoll ist es dann, die Ist-Situation und die Soll-Situation nach dem Auftrag zu erklären. Dieser Teil hilft den Kunden zu verstehen, was er eigentlich will und warum.

Nach der “Sinnprüfung” wird es konkreter. Es werden Angaben gemacht zur Technik und Rahmenbedingungen und dann zur Qualität und Inbetriebnahme.

Abschließend sollte der Kunde Informationen zur Projektabwicklung machen, z.B. zum Projektmanagementsystem. Ein Beispiel: Wenn Sie Softwareentwickeln wollen können Sie als Vorgehensmodell das Wasserfallmodell nutzen oder Scrum oder Design Thinking oder (in Teilen) DevOps oder oder..

Ein Lastenheft mit dem vorgenannten Aufbau hilft Kunde und Lieferant zu einem gemeinsamen Verständnis zu kommen. Selbst wenn das Lastenheft nur eine Seite umfasst, ist schon geholfen.

Inhalte des Pflichtenhefts

Da das Pflichtenheft der technische Umsetzungsvorschlag des Lastenheftes ist, wird sich die Struktur sehr ähneln. Allerdings werden die Beschreibungen sehr viel granularer sein. Schließlich ist hier ein Experte am Zuge.

Sehr hilfreich ist es, wenn der Lieferant Kapitel mit in das Lastenheft aufnimmt in denen Begriffe und Definitionen erklärt und relevante Gesetze, Norme und Richtlinien genannt werden.

Wie wichtig dies ist, erkennen Sie bereits daran, dass jeder unter dem Begriff Projekt Unterschiedliches versteht.